Antiguamente, para realizar eventos a través de internet, el coste era muy alto y los elementos tecnológicos necesarios no estaban al alcance de cualquiera.
Los eventos en linea se han popularizado y la tecnología se ha hecho más accesible.
Quizá esto sea por las restricciones por la pandemia o por la comodidad de conectar con ponentes de cualquier parte del mundo.
Si cuentas con una cámara con calidad aceptable y un buen micrófono, puedes retransmitir casi con calidad brodcast desde el salón de tu casa. Esto es un hecho. A nivel empresarial, la cosa cambia.
Lo que te vamos a contar ahora son una serie de consejos que hemos aprendido, muchas veces a las bravas, y que seguramente serán de tu ayuda.
Checklist previo al evento o seminario web
Crea la página web de aterrizaje o landing page de tu evento.
La mejor idea para esto es crear una web one page que contenga toda la información de tu evento.
En ella indicarás todos los detalles del mismo, así como, la fecha exacta del evento, información sobre los ponentes, información sobre el registro, precios…
Esta página de aterrizaje es la que utilizarás para promocionar el evento y donde redirigiremos a nuestros usuarios desde las redes sociales.
🎖#ProTip: Esta web siempre tiene que ser construida con diseño adaptativo y con un formulario de inscripción.
Si necesitas ayuda con la landing de tu evento, no dudes en contactar con nosotros.
Crea una lista de correo para mantener a tus asistentes al día.
Mantener informados a los usuarios es fundamental. Es por ello qué, la mejor forma de hacerlo es con envíos masivos de correo.
Estos envíos te servirán para mantener a tus asistentes informados sobre todo lo relacionado con el evento.
Nuestro consejo es que automatices lo máximo posible todo el proceso del evento.
Un ejemplo de mailing correcto sería:
- Un correo cuando se inscriban desde tu landing page. En este correo, primeramente, agradece la participación al evento. Seguidamente, indica todos los detalles del evento, incluso y si es posible, el enlace del evento.
- Un correo si hay modificaciones para el evento. No hagas muchos cambios, sobre todo en los ponentes. Eso no suele gustar.
- Un correo la semana antes. Recapitula sobre los canales sociales donde se llevará la discusión, esto te ayudará a conseguir seguidores en tus demás redes.
- Un correo justo el día de antes. Es un recordatorio amistoso de, «Mañana nos vemos».
En todos los correos siempre incluye opciones de soporte a la secretaría técnica del evento. Así mismo, tus enlaces sociales y sobre todo, los enlaces sociales de los ponentes. Esto te ayudará a aumentar la base de suscriptores y a que todos crezcan.
🎖#ProTip: No te pases mandando correos cada día. Respeta el zen de las bandejas de correo de tus usuarios.
Promoción en redes sociales de tu evento.
Los más importante de todo es que todos los ponentes seáis una piña publicando.
Nuestra recomendación es que hagas aproximadamente 3 publicaciones al día en los distintos canales sociales y que todos los ponentes se retroalimenten en franjas alternas.
Ejemplo: Si el ponente A publica a las 08:00 de la mañana, el ponente B lo retroalimenta a las 13/14 hrs. y el ponente C a las 18/19 hrs.
👀OJO, estos consejos horarios son orientativos. Tú debes estudiar cuando es tu mejor hora de publicación y cuándo obtienes mejor interacción.
Otra idea que resulta muy efectiva es, publicar en grupos grandes de Facebook afines a tu temática. Eso sí, asegúrate que las normas de ese foro lo permitan o pide permiso a los administradores de ese grupo.
En youtube, puedes crear un video de promoción donde expliques de que va a ir la charla a modo de extractos o resúmenes. Usa b-roll o recursos que tengas y una voz en off, por ejemplo. El vídeo será de 2 minutos como máximo.
Si necesitas ayuda con el video de tu evento, no dudes en contactar con nosotros.
Crea un hashtag para tu evento para que los asistentes lo usen. Esto lo debes hacer para rastrear la participación y para generar imagen de marca.
Si vas a crear anuncios, debes analizar previamente en qué redes sociales lo harás y el presupuesto diario que fijarás para estas acciones. Solo esto, da para otra entrada entera.
Haz una maqueta con las tecnologías que vayas a utilizar.
Si tan solo eres tú quién va a estar detrás de los mandos, esto será sencillo. Un micrófono, una cámara, un portátil y varias luces.
Si tienes varios ponentes, pantallas, proyectores, muchos micrófonos… Coge papel y boli y crea un esquema de conexiones. Ademas, especifica las entradas/salidas o realiza un diagrama de flujo de dónde irá cada cosa.
Este diagrama te servirá para montar una maqueta real de los elementos de tecnología que usaras. Esto se hace debido a que, cuando hagas el inventario del material necesario, no te dejes absolutamente nada.
Imagina que, si es un evento en un salón de actos de un hotel, te dejarán montar ese día temprano. A poco que te falle un adaptador o un convertidor, ya tienes un problema.
Nuestros consejos son:
- Monta una maqueta con todas las cámaras, micrófonos o elementos varios días antes al evento. Esto te dará una imagen global de todos los elementos necesarios para ese día. De esta forma, tendrás todo el esquema claro en tu cabeza.
- Mete en la maleta todo el material que pienses que vaya a ser útil. Evidentemente, esto es aplicable a un evento profesional. Incluye adaptadores, conversores AV, baterías, pilas o transformadores. Si tienes espacio en la maleta, no lo dudes. Nosotros usamos la GT LINE 7630. Ligera y resistente, ideal para eventos.
- Recolecta con anterioridad toda la información del evento. Ten preparados los nombres de los ponentes para rotularlos en la imagen. Ten preparadas transiciones con el logo del evento/empresa. Si hay parones, el logo con una sintonía… Esto hará que el evento luzca profesional. 🎖ProTip: Si actúas profesional te volverán a llamar para otro evento.
- Comprueba la conexión a internet en el sitio del evento y siempre ten un plan B. Este plan B puede incluir llevar un router 5G/4G. Comprueba también la velocidad de conexión. Evita sorpresas y siempre sé tú quien dé el paso. No esperes a que el organizador te vaya a sacar las castañas. Nosotros usamos el D-Link DWR 2101. Es rápido, portátil y la batería dura 1 día sin problemas
- Si te lo puedes permitir, compra un SAI y conecta toda tu tecnología al mismo. Si se va la luz pero tú sigues grabando y emitiendo te apuntarás el tanto. Esto lo hemos aprendido a las bravas. Nosotros usamos el Back UPS PRO de APC. Pesa, pero merece la pena.
Figura 1. Ejemplo de diagrama de conexiones
Elige un día para el evento en el que puedas dedicarle todo el tiempo del mundo a hacer pruebas.
Si el evento te viene dado, reserva el día de antes para hacer todas las pruebas posibles. Muchas veces, con las prisas, no probamos las cosas con el suficiente tiempo. Sin embargo, si planificas correctamente, triunfarás.
Si tienes tiempo, podrás solventar todos esos problemas, volver a tu almacén a por material, cambiar cables que no funcionen…
Parece una obviedad, pero a veces, hace falta recordarlo. La planificación es fundamental.
Conclusiones
- Tener una página web dedicada para tu evento es una buena idea para centralizar las inscripciones y mantener informados a los usuarios.
- Crear una lista de correo te facilitará la comunicación. No te emociones enviando emails todos los días.
- Promociona en tus redes y en las redes de los ponentes. Usa canales afines con permiso para promocionar tu evento.
- Comprueba toda tu tecnología antes del evento. Si tienes posibilidad, prueba la conexión del sitio con anterioridad.
- Siempre ten un plan B preparado por si acaso. La planificación es la clave del éxito.
Si te pierdes o necesitas ayuda para tu actividad profesional, no dudes en contactarnos. Te ayudaremos encantados.
Y tú, ¿Tienes alguna anécdota de algún evento en el que hayas aprendido algo a las bravas? ¿Conoces algún consejo de preproducción diferente?
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