馃摴C贸mo organizar de forma correcta tu seminario web o tu streaming (preproducci贸n)

Antiguamente, para realizar eventos a trav茅s de internet, el coste era muy alto y los elementos tecnol贸gicos necesarios no estaban al alcance de cualquiera.

Los eventos en linea se han popularizado y la tecnolog铆a se ha hecho m谩s accesible.

Quiz谩 esto sea por las restricciones por la pandemia o por la comodidad de conectar con ponentes de cualquier parte del mundo.

Si cuentas con una c谩mara con calidad aceptable y un buen micr贸fono, puedes retransmitir casi con calidad brodcast聽desde el sal贸n de tu casa.聽Esto es un hecho. A nivel empresarial, la cosa cambia.

Lo que te vamos a contar ahora son una serie de consejos que hemos aprendido, muchas veces a las bravas, y que seguramente ser谩n de tu ayuda.

Checklist聽previo al evento o seminario web

Crea la p谩gina web de aterrizaje o landing page de tu evento.

La mejor idea para esto es crear una web聽one page聽que contenga toda la informaci贸n de tu evento.

En ella indicar谩s todos los detalles del mismo, as铆 como, la fecha exacta del evento, informaci贸n sobre los ponentes, informaci贸n sobre el registro, precios…

Esta p谩gina de aterrizaje es la que utilizar谩s para promocionar el evento y donde redirigiremos a nuestros usuarios desde las redes sociales.

馃帠#ProTip: Esta web siempre tiene que ser construida con dise帽o adaptativo y con un formulario de inscripci贸n.

Si necesitas ayuda con la landing de tu evento, no dudes en contactar con nosotros.

Crea una lista de correo para mantener a tus asistentes al d铆a.

Mantener informados a los usuarios es fundamental. Es por ello qu茅, la mejor forma de hacerlo es con env铆os masivos de correo.

Estos env铆os te servir谩n para mantener a tus asistentes informados sobre todo lo relacionado con el evento.

Nuestro consejo es que automatices lo m谩ximo posible todo el proceso del evento.

Un ejemplo de mailing correcto ser铆a:

  • Un correo cuando se inscriban desde tu landing page. En este correo, primeramente, agradece la participaci贸n al evento. Seguidamente, indica todos los detalles del evento, incluso y si es posible, el enlace del evento.
  • Un correo si hay modificaciones para el evento. No hagas muchos cambios, sobre todo en los ponentes. Eso no suele gustar.
  • Un correo la semana antes. Recapitula sobre los canales sociales donde se llevar谩 la discusi贸n, esto te ayudar谩 a conseguir seguidores en tus dem谩s redes.
  • Un correo justo el d铆a de antes. Es un recordatorio amistoso de, 芦Ma帽ana nos vemos禄.

En todos los correos siempre incluye opciones de soporte a la secretar铆a t茅cnica del evento. As铆 mismo, tus enlaces sociales y sobre todo, los enlaces sociales de los ponentes. Esto te ayudar谩 a aumentar la base de suscriptores y a que todos crezcan.

馃帠#ProTip: No te pases mandando correos cada d铆a. Respeta el zen de las bandejas de correo de tus usuarios.

Promoci贸n en redes sociales de tu evento.

Los m谩s importante de todo es que todos los ponentes se谩is una pi帽a publicando.

Nuestra recomendaci贸n es que hagas aproximadamente聽3 publicaciones al d铆a en los distintos canales sociales y que todos los ponentes se retroalimenten en franjas alternas.

Ejemplo: Si el ponente A publica a las 08:00 de la ma帽ana, el ponente B lo retroalimenta a las 13/14 hrs. y el ponente C a las 18/19 hrs.

馃憖OJO, estos consejos horarios son orientativos. T煤 debes estudiar cuando es tu mejor hora de publicaci贸n y cu谩ndo obtienes mejor interacci贸n.

Otra idea que resulta muy efectiva es,聽publicar en grupos grandes de Facebook afines a tu tem谩tica. Eso s铆, aseg煤rate que las normas de ese foro lo permitan o pide permiso a los administradores de ese grupo.

En youtube, puedes crear un video de promoci贸n donde expliques de que va a ir la charla a modo de extractos o res煤menes. Usa b-roll o recursos que tengas y una voz en off, por ejemplo. El v铆deo ser谩 de 2 minutos como m谩ximo.

Si necesitas ayuda con el video de tu evento, no dudes en contactar con nosotros.

Crea un hashtag para tu evento para que los asistentes lo usen. Esto lo debes hacer para rastrear la participaci贸n y para generar imagen de marca.

Si vas a crear anuncios, debes analizar previamente en qu茅 redes sociales lo har谩s y el presupuesto diario que fijar谩s para estas acciones. Solo esto, da para otra entrada entera.

Haz una maqueta con las tecnolog铆as que vayas a utilizar.

Si tan solo eres t煤 qui茅n va a estar detr谩s de los mandos, esto ser谩 sencillo. Un micr贸fono, una c谩mara, un port谩til y varias luces.

Si tienes varios ponentes, pantallas, proyectores, muchos micr贸fonos… Coge papel y boli y crea un esquema de conexiones. Ademas, especifica las entradas/salidas o realiza un diagrama de flujo de d贸nde ir谩 cada cosa.

Este diagrama te servir谩 para montar una maqueta real de los elementos de tecnolog铆a que usaras. Esto se hace debido a que, cuando hagas el inventario del material necesario, no te dejes absolutamente nada.

Imagina que, si es un evento en un sal贸n de actos de un hotel, te dejar谩n montar ese d铆a temprano. A poco que te falle un adaptador o un convertidor, ya tienes un problema.

Nuestros consejos son:

  • Monta una maqueta con todas las c谩maras, micr贸fonos o elementos varios聽d铆as聽antes al evento. Esto te dar谩 una imagen global de todos los elementos necesarios para ese d铆a. De esta forma, tendr谩s todo el esquema claro en tu cabeza.
  • Mete聽en la maleta todo el material que pienses que vaya a ser 煤til. Evidentemente, esto es aplicable a un evento profesional. Incluye adaptadores, conversores AV, bater铆as, pilas o transformadores. Si tienes espacio en la maleta, no lo dudes. Nosotros usamos la GT LINE 7630. Ligera y resistente, ideal para eventos.
  • Recolecta con anterioridad toda la informaci贸n del evento. Ten preparados los nombres de los ponentes para rotularlos en la imagen. Ten preparadas transiciones con el logo del evento/empresa. Si hay parones, el logo con una sinton铆a… Esto har谩 que el evento luzca profesional. 馃帠ProTip: Si act煤as profesional te volver谩n a llamar para otro evento.
  • Comprueba la conexi贸n a internet en el sitio del evento y siempre ten un plan B. Este plan B puede incluir llevar un router 5G/4G. Comprueba tambi茅n la velocidad de conexi贸n. Evita sorpresas y siempre s茅 t煤 quien d茅 el paso. No esperes a que el organizador te vaya a sacar las casta帽as. Nosotros usamos el D-Link DWR 2101. Es r谩pido, port谩til y la bater铆a dura 1 d铆a sin problemas
  • Si te lo puedes permitir, compra un SAI y conecta toda tu tecnolog铆a al mismo. Si se va la luz pero t煤 sigues grabando y emitiendo te apuntar谩s el tanto. Esto lo hemos aprendido a las bravas. Nosotros usamos el Back UPS PRO de APC. Pesa, pero merece la pena.

Figura 1. Ejemplo de diagrama de conexiones

Elige un d铆a para el evento en el que puedas dedicarle todo el tiempo del mundo a hacer pruebas.

Si el evento te viene dado, reserva el d铆a de antes para hacer todas las pruebas posibles. Muchas veces, con las prisas, no probamos las cosas con el suficiente tiempo. Sin embargo, si planificas correctamente, triunfar谩s.

Si tienes tiempo, podr谩s solventar todos esos problemas, volver a tu almac茅n a por material, cambiar cables que no funcionen…

Parece una obviedad, pero a veces, hace falta recordarlo. La planificaci贸n es fundamental.

Conclusiones

  • Tener una p谩gina web dedicada para tu evento es una buena idea para centralizar las inscripciones y mantener informados a los usuarios.
  • Crear una lista de correo te facilitar谩 la comunicaci贸n. No te emociones enviando emails todos los d铆as.
  • Promociona en tus redes y en las redes de los ponentes. Usa canales afines con permiso para promocionar tu evento.
  • Comprueba toda tu tecnolog铆a antes del evento. Si tienes posibilidad, prueba la conexi贸n del sitio con anterioridad.
  • Siempre ten un plan B preparado por si acaso. La planificaci贸n es la clave del 茅xito.

Si te pierdes o necesitas ayuda para tu actividad profesional, no dudes en contactarnos. Te ayudaremos encantados.

Y t煤, 驴Tienes alguna an茅cdota de alg煤n evento en el que hayas aprendido algo a las bravas? 驴Conoces alg煤n consejo de preproducci贸n diferente?

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